Система управления заказами и закупками в оптовой торговле

Цель: автоматизировать процесс управления номенклатурой и систему управления заказами и закупками; сделать процесс быстрым, а систему — удобной как для поставщиков/заказчиков, так и для менеджеров компании.

Оптовая торговля автомобильными запчастями — одна из тех областей, где объём номенклатуры товаров в фазе активной продажи превосходит все мыслимые пределы. Множество автомобильных марок, у каждой марки десятки моделей автомобилей, и у каждой модели сотни, а то и тысячи деталей.

Наш клиент — федеральная компания, специализирующаяся на оптовых поставках автозапчастей. Конечные клиенты компании — оптовые склады, средние и крупные магазины.

Задача

За последние несколько лет у клиента многократно увеличились поставки товаров, количество клиентов, поставщиков и номенклатурная база товаров. К моменту начала нашей работы объем номенклатуры составлял более 4 млн. позиций. Количество поставщиков измерялось десятками, большинство из них работали в разных валютах и находились в разных частях света.

Ввиду использования инструментов только общего назначения (1С, Excel и веб-портал для сбора заказов) наш клиент столкнулся со следующими проблемами, снижающими эффективность его бизнеса:

  • невозможность вручную поддерживать базу данных по номенклатуре и ценам;
  • высокие временные затраты на поиск оптимальных цен для выполнения заказов;
  • отсутствие учета возможных замен для запчастей;
  • отсутствие контроля за статусом и местонахождением заказа;

Кроме того, скорость выполнения заказов существенно снижалась из-за времени, необходимого на обработку информации вручную.

Все эти факторы создали предпосылки для разработки информационной системы, которая бы смогла объединить в себе функции системы управления номенклатурой и систему управления заказами и закупками.

Подход

Учитывая острую необходимость клиента во внедрении решения, проект был разбит на три фазы. Каждая фаза выполнялась как самостоятельный проект. Такой подход позволяет клиенту получить работающую систему во время реализации первой фазы проекта, а также вносить корректировки в будущие фазы, исходя из реального опыта внедрения. А в итоге процесс внедрения решения заканчивается параллельно с процессом разработки.

Мы построили максимально гибкий процесс работы, чтобы у клиента всегда была возможность в реальном времени отслеживать ход реализации проекта, вносить комментарии и возникающие по ходу использования системы дополнения. Это дало клиенту возможность контролировать всю происходящую в рамках проекта активность, оперативно вносить изменения в требования, если это необходимо.

Система, которую мы разработали, является примером серверного решения, совмещающего создание самой системы и интеграцию с существующими сервисами компании.

Ответственность команды ImproveIT

  • совместно с сотрудниками клиента разработать техническое задание;
  • выбрать технологию и разработать архитектуру будущей системы;
  • разработать технологию гибкого импорта данных о товарах, ценах, поставщиках и заказах, которая бы поддерживала любые известные форматы;
  • реализовать систему быстрого поиска товаров по идентификаторам, ревернс-кодам заказов и прочим параметрам;
  • создать возможность экспорта данных в текстовые или Excel файлы в любой точке системы;
  • реализовать систему управления заказами и закупками с возможностью отслеживания статусов и местоположения заказа.

Дополнительные требования клиента:

  • повышенная безопасность системы — доступ по паролю, шифрование данных;
  • быстрая работа с большими объемами данных;
  • возможность интеграции с 1С;
  • интуитивно понятный и удобный интерфейс.

Результаты проекта

По итогам полного цикла тестирования и внедрения системы достигнуты следующие результаты:

  • Длительность процесса обновления цен и номенклатурных данных по поставщику сократилась с 2 часов до 20 минут. Большую часть работы система выполняет автоматически. Можно обновлять данные нескольких поставщиков параллельно.
  • Процесс подбора оптимальных цен для одного заказа сократился с 1,5 часов до 10 минут. При этом система может учесть возможные замены и варианты доставки.
  • Стал возможен экспорт данных по любому списку деталей. При этом у менеджера всегда есть возможность экспортировать только те параметры, которые необходимо.
  • По любой детали любого заказа доступна история изменения статусов, местоположение и ориентировочная дата поставки.
  • Постоянные клиенты могут самостоятельно размещать заказы и контролировать их выполнение.
  • Менеджеры по работе с клиентами тратят на задачи в два раза меньше времени, чем до внедрения системы, и могут обслуживать больше клиентов.

Система управления заказами и закупками, созданная по персональным требованиям клиента, позволила автоматизировать основной бизнес-процесс компании, сохранив существующие конкурентные преимущества. В итоге позволила ускорить бизнес, и предоставила конечным клиентам более качественный уровень сервиса, что в свою очередь, прямым образом отражается на доходах и прибыли компании.

Это всего лишь один из множества примеров эффективных красивых решений, реализованных нашей командой. Начните сотрудничество с нами сегодня: напишите письмо на contact@improveitgroup.com или позвоните по телефону +7 (383) 239 48 26.

Клиент

Федеральная компания, специализирующаяся на оптовых поставках автозапчастей

Суть проекта

Создание системы управления заказами и закупками торговой компании с нуля.

Технологии

  • JEE, Java
  • Фреймворки extGWT, Spring, Hibernate
  • СУБД MySQL, MSSQL
  • Интеграция с 1С
Open